Con la multitud de ventas que se han producido en el pasado mes de diciembre, muchas empresas se han quedado sin mercancía en sus almacenes, por tanto, ¡es el momento de realizar nuevas compras de mercancías a tus proveedores!, en este post te vamos a mostrar un formato para pedidos a proveedores
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Clientes y proveedores
Ante un negocio lo primero que el autónomo debe tener muy claro es la diferencia en la cadena empresarial entre el cliente y proveedor.
Los dos formarán parte de un proceso de compra-venta, por un lado, el cliente es la persona que adquiere productos o utiliza los servicios de cualquier empresa o profesional, de forma regular, y por el otro lado, el proveedor es la persona que suministra o abastece a las empresas para que puedan dar el producto o servicio que requiere el consumidor final.
Tanto si somos los clientes como los proveedores de productos, tendremos que demandar u ofertar el servicio que necesitemos, de ahí, que se tengan que elaborar documentos administrativos para realizar dichas compras o ventas.
¿Qué son las cartas de pedidos?
La carta de pedido es un documento utilizado generalmente entre empresas, comercios, almacenes, etc., para realizar un encargo de manera formal, por tanto, su objetivo será solicitar el envío de algún producto que se pretende adquirir, bien como proveedor o como cliente.
Hay muchas clases de pedidos, pero en general los datos que normalmente aparecen en una carta de pedido de almacén son:
- la mercancía que se solicita
- formas y condiciones de pago
- plazo de entrega
- dirección
- forma de transporte
¿Y las cartas de pedidos a proveedores?
Las cartas de pedidos a proveedores son las que tenemos que realizar cuando nuestro almacén se queda sin stock, de manera que podamos ir renovándolo.
Lo más importantes de estas cartas es planificar lo que vamos a pedir, de manera que hagamos el pedido a un proveedor de forma correcta, aunque habrá que tener en cuenta las clases de proveedores que tenemos, ya que, cada uno puede requerir un formato único.
A la hora de realizar la compra de mercancía debemos controlar que la solicitud del pedido se haya hecho sin errores, además de verificar su entrega, así se controlará la recepción de pedidos
Para realizar un pedido detallado a los proveedores de productos, se elaborará una carta o se adjuntará el documento de pedido, siempre indicando que se nos avise en el caso de que no cuenten con algún artículo.
Cómo hacer cartas de pedidos a proveedores
Las partes de un pedido que no deben faltar cuando elaboramos la carta comercial de pedido a un proveedor son:
- Saludo
El tono empleado debe ser formal y a la vez amistoso, ya que, si se ha llegado a esta situación es porque tiene que haber una buena relación comercial entre el comprador y el vendedor.
Máximo una o dos líneas.
- Introducción
Se realiza la presentación del remitente, tanto si es un particular como una empresa
- Cuerpo
Se hace referencia a los artículos que solicitamos y la cantidad que queremos, es preferible hacer una lista vertical, ya que, si lo escribimos en el mismo párrafo, podría generar una confusión
- Confirmación
Normalmente el procedimiento de pedidos requiere la confirmación de los precios, forma de pago, el método de envío y el tiempo que tardará en llegar
- Anexos
Este apartado se usa para añadir cualquier aspecto que el cliente considere oportuno, por ejemplo, como pedir descuento a un proveedor, horarios, cambios de dirección, etc.
Ejemplos de pedidos
En la actualidad existe una diversidad de modelos de pedidos a proveedores, que cubren todas las relaciones de negocio que se llevan a cabo, pero es cierto que el mismo modelo nos puede servir para distintas situaciones, bastaría con adaptar el texto a nuestra petición
Ejemplos de pedidos a proveedores
Veamos un ejemplo de pedidos a proveedores:
[Localidad] y [Fecha]
[Lugar] y [Dirección]
[Departamento]
[Cargo en empresa y Nombre]
Estimados Señores:
Me dirijo a Ustedes con el debido respeto que merece su persona, y expongo que deseo realizar un pedido formado por los siguientes productos:
[Lista de productos: Referencia Cantidad Descripción Precio]
a fecha [fecha de inicio] por motivo [indicar motivo] teniendo en consideración [añadir algún punto a considerar adicional si procediera].
Adjunto los documentos como apoyo a la presente solicitud
En caso de no contar con algunos de los artículos o referencias, les rogamos que nos lo comuniquen, y así poder contemplar la posibilidad de sustituirlo por otro similar, antes del envío del pedido
Sin otro particular, reciban un cordial saludo
Programa para hacer pedidos a proveedores
Actualmente en el mercado existen una multitud de app para hacer pedidos a proveedores, pero debes tener en cuenta que el programa que uses debe ofrecerte el control de pedidos a proveedores y una plantilla de pedidos a proveedores, como es el caso de eactivo, un software que nos permita elaborar pedido de almacén, con tan solo rellenar las hojas de pedidos a proveedores, y ¡ya lo tendrás listo para su envío desde la misma plataforma!
Además, te permitirá controlar el stock que tienes en el almacén de manera que puedas ir realizando los pedidos de los artículos que se agotan más rápido, así generas una mayor satisfacción en el cliente y aumentas su fidelización.
Te recomendamos que pruebes durante 15 días el programa eactivo de forma gratuita, te aseguro que es la solución a tus problemas de gestión.
