Actualmente con los sistemas de puntos de venta que existen, aún se necesitan realizar procedimientos para contar el ingreso en efectivo de las ventas de un negocio.
Realizando una supervisión diaria en la caja registradora evitarás el mal control del dinero y salvaguardarás tus activos contra pérdidas y robos, recuerda que estas cuentas de cajón efectivo necesitan un control y vigilancia especial, ya que, sufren muchos movimientos de entrada y salida.
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¿Qué es un arqueo de caja?
El arqueo de caja es un mecanismo que usan muchos negocios que reciben una gran parte de sus ingresos mediante pago al contado, los cuales, se realizan una vez al día o al final del turno de un trabajador, de esta manera, el cajero será responsable del dinero de su caja registradora.
La finalidad de este recuento de dinero es comprobar que se han tenido en cuenta todo el dinero recibido, y si el dinero coincide con el saldo de la caja registradora.
Por tanto, con el cierre de caja diario conseguimos calcular la diferencia entre el saldo de caja y el efectivo disponible.
Este mecanismo de arqueo de caja identificará todas las transacciones efectivas llevadas a cabo durante un día, con el objetivo de controlar que se haya contabilizado todo el dinero recibido, arrojando un saldo la cuenta de caja exactamente igual que el dinero efectivo que tenemos en ese momento.
Este procedimiento nos muestra la eficacia que tienen los controles internos sobre los movimientos de los fondos líquidos, además de demostrar si el encargado de caja es una persona honesta y responsable.
¿Cómo cuadrar una caja?
Veamos como cuadrar caja a partir de la siguiente fórmula:
Habrá que tener en cuenta las siguientes variables, veámosla una a una:
VD: suma de las ventas diarias
CEF: cantidad de efectivo a la hora del cierre
CEI: cantidad de efectivo a la hora de la apertura
OV: pagos realizados mediante cualquier modalidad
OG: salida de dinero por causa extraordinaria de la empresa
DTO: descuentos
CC: ventas a crédito
Al final de la jornada el empresario o trabajador deberá realizar el cuadre de caja diario, de manera que verifique que el dinero existente en la caja más lo pagos realizados con tarjeta de crédito, coincide con los tickets de venta emitidos durante ese día.
Por ejemplo, supongamos los siguientes datos para las variables que hemos explicado, y que hemos tenido un total de ventas diarias de 4.670 euros
CEF: 5.500 euros
CEI: 500 euros
VO: 1000 euros
OG: 5 euros
D: 25 euros
CC: 2.300 euros
¿Qué hacer con los sobrantes o faltantes, sino cuadra la caja?
Una vez que realices este cierre de caja diario, puedes tener los siguientes resultados:
- El dinero de la caja coincide con el saldo de la cuenta de caja, y, por tanto, hay un cuadre de caja diario (como se refleja en el ejemplo anterior)
- El arqueo de caja faltantes y sobrantes:
- Dinero faltante: el dinero resultante de la caja es inferior al del saldo de la cuenta de caja
- Dinero sobrante: el dinero resultante de la caja es superior al del saldo de la cuenta de caja
Estas dos situaciones últimas suelen darse por algún error humano a la hora de anotar algún pago efectivo a un proveedor o por no haber contemplado una devolución en efectivo.
Para evitar este tipo de sorpresas debes usar el software eactivo con TPV integrado que te proporcionará muchas ventajas en la gestión de tu negocio.
Normalmente estos descuadres se contabilizarán en la cuenta contable “diferencias de caja”, en el caso de que faltase dinero se contemplaría como pérdidas y si fuese un sobrante serían beneficios.
Ejemplo de cierre de caja diaria
Veamos cómo se realiza mediante un ejemplo de cierre de caja para ver como cuadrar la caja registradora de nuestro negocio:
Una vez que estés dentro de la plataforma eactivo, dirígete con el ratón a la parte izquierda de la pantalla y haz clic sobre el sub-apartado “arqueo de caja”, esta opción sólo podrá ser realizada por quién esté habilitado para ello, es decir, se solicitará una clave personal.
Se te abrirá una pantalla donde tendrás que incluir los siguientes datos:
1.- Indicar los billetes y monedas que hay realmente en la caja
2.- Y pulsar “total arqueo”
Te realizará automáticamente el cuadre de caja diario, y dependiendo del resultado que obtengas, pasarás el saldo para el siguiente día o anotarás las observaciones que sean necesarias.
De este modo, controlarás de forma automatizada como se hace un cuadre de caja, evitando los descuadres que causan tantos dolores de cabeza.
Reflejar descuadre de caja en contabilidad
Dependiendo del resultado habrá que cuadrar caja en contabilidad, vamos a explicar cómo se debe reflejar un arqueo de caja con faltantes o sobrantes:
Veamos un ejemplo de un arqueo de caja con un faltante de dinero efectivo:
Supongamos que el 30 de junio realizamos un arqueo de caja con un faltante de 60 euros, pues bien, tendrías que contemplarlos como una pérdida en la cuenta “diferencias de caja”, y en caso de no subsanar esa discrepancia a 31 de diciembre, se saldaría con la cuenta de pérdidas y ganancias.
60 euros “diferencias de caja” a “caja” 60 euros
Veamos un ejemplo de un arqueo de caja con un sobrante de dinero efectivo:
Supongamos que el 30 de junio realizamos un arqueo de caja con un sobrante de 60 euros, pues bien, tendrías que contemplarlo como una ganancia en la cuenta “diferencias de caja”, y en caso de no subsanar esa discrepancia a 31 de diciembre, se saldaría con la cuenta de pérdidas y ganancias
60 euros “caja” a “diferencias de caja” 60 euros
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