Cómo llevar la contabilidad de una empresa paso a paso

La contabilidad de una empresa representa el pilar más importante de la misma. Sin ella, no podríamos conocer el devenir y la solvencia de cualquier negocio. Por ello, si estás pensando en emprender una empresa o ya estás metido de lleno en tu proyecto, deberás atender en profundidad a este aspecto.

La importancia de la contabilidad en una empresa pasa por su funcionamiento óptimo, tanto si nos referimos a su viabilidad de cara al futuro como si se mira desde la perspectiva legal. Y es que cualquier negocio debe tener justificados sus ingresos y gastos, en la línea de evitar fraudes y problemas fiscales.

Las cuentas representan el curso de nuestro negocio y, por tanto, deben de ir acorde a él. Pero, no te asustes. Los sistemas informáticos te ofrecen soluciones para todos los gustos, incluso hay software de gestión empresarial como eactivo que te permiten automatizar muchas gestiones y registrar de manera fácil todas las cuentas de tu empresa en la nube, sin temor a perder estos datos.

Qué es la contabilidad de la empresa

La contabilidad se resume en líneas generales en la actividad que supone realizar un conjunto de documentos contables. Por tanto, si trasladamos este sistema a una empresa, esta tarea representaría el registro de todas las operaciones económicas de un negocio, es decir, la clasificación de todos los ingresos y gastos con el objetivo de contar con toda esa información agrupada y ordenada en tiempo y temática.

Se trata de un sistema obligatorio para cualquier empresa, tal y como recoge el Código de Comercio. A través de este tratado se establece una serie de obligaciones para el empresario, que deberá de registrar de manera cronológica todas sus operaciones, así como realizar periódicamente balances e inventarios de su negocio. Su finalidad, conocer de dónde viene todo lo que tiene la empresa, donde ha ido su dinero y qué queda en la misma de cara al futuro.

Cuáles son los principios de la contabilidad

En España existen una serie de principios contables de obligado cumplimiento para todas las empresas que presentan sus cuentas anuales según el Plan General Contables:

• Principio de empresa en funcionamiento: se considera que la gestión de la empresa continuará en un futuro previsible
• Principio de devengo: los datos económicos (transacciones) formarán parte de la contabilidad sólo cuando estos se produzcan, no cuando se realice el pago o cobro.
• Principio de uniformidad: los criterios seleccionados en la contabilidad no se pueden modificar sin más.
• Principio de prudencia: no se pueden contabilizar beneficios hasta que se muestren de forma definitiva.
• Principio de no compensación: no se podrán compensar las partidas de ingresos y gastos, por ejemplo, para ajustarse a la realidad.
• Principio de importancia relativa: puede haber excepciones en la aplicación de estos principios siempre que no alteren la imagen fiel que debe dar la contabilidad de una empresa.

Cuáles son los libros de contabilidad obligatorios

Según el Código de Comercio, una actividad empresarial debe incluir:

• Un libro diario: registro principal de la actividad económica de la empresa. Es un documento que recoge de manera cronológica las transacciones que se realizan.
  
• Un libro de inventarios: debe incluir un balance inicial detallado del saldo de la empresa, un balance de comprobación de sumas y saldos y un inventario de cierre, con todo el patrimonio y bienes con el que acaba la empresa al final del ejercicio económico.
  
• Cuentas anuales: incluyen el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, la memoria, el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo, cuando este sea exigible.

Hay que tener en cuenta que la tanto los libros de contabilidad como las cuentas anuales debe ser presentado en el Registro Mercantil cada cierto periodo, según los plazos establecidos legalmente.

El procedimiento contable: cómo llevar la contabilidad de una empresa

Como ya hemos visto, todas las operaciones económicas de la empresa deben ser contabilizadas y registradas de manera ordenada. Parece una tarea complicada pero, desde hace tiempo la contabilidad se realiza a través de programas informáticos y software como eactivo, que te ofrece un programa de contabilidad en la nube a través del que se generan y comparten los archivos.

Este método es el más utilizado hoy en día en la mayoría de los negocios. Pero, para que este tipo de programas funcionen de manera óptima para la contabilidad de nuestra empresa debemos seguir unos pasos para así poder llevar al día las cuentas y evitar problemas legales y fiscales.

PASO 1: Recopilar toda la documentación contable

Lo primero y más importante de todo es la información económica de tu empresa, es decir, todos los ingresos, gastos y operaciones que mueven a tu empresa. Todo deberá de ser guardado y recopilado de manera ordenada, siguiendo una gestión documental, para así poder contar con documentos que prueben la actividad económica del negocio.

Entra con fuerza aquí la facturación, en la medida de realizar registro de cualquier ingreso en la empresa. Esta citada gestión documental incluirá, además de facturas, tickets, documentos de constitución, nóminas… y suele realizarse online para evitar que estos justificantes se extravíen o deterioren. Demostrar cada operación con un justificante o copia del mismo será imprescindible para controlar la contabilidad en la empresa.

PASO 2: Pon orden a los ingresos y gastos

Todos los ingresos y gastos de la empresa deben estar reflejados en el libro diario. Para ello se utilizan programas contables informatizados con el fin de ordenar de manera cronológica toda la información referida a estar partidas económicas. Las anotaciones de un hecho económico se llama asiento contable o partida y se pueden registrar de manera automática o manual. Por ejemplo, en softwares como eactivo podrás registrar de manera sencilla tus ingresos y gastos por fecha y categoría, organizándose todo de manera automática en la nube, estando a tu alcance o al de tu gestor en cualquier momento y de manera informatizada.

PASO 3: Cumple con los impuestos

Todas las empresas cuentan con obligaciones de cara al sistema tributario. En línea con ello, el empresario deberá presentar en Hacienda diferentes modelos de declaración fiscal, algunos deberán de pasarse cada trimestre y otros de manera anual. A través de ellos, se deberá de pagar ciertos impuestos empresariales, como el IVA, IRPF o impuesto de sociedades, e informar de la actividad de la empresa, con el objetivo de demostrar la solvencia y legalidad de la misma.

PASO 4: Las cuentas deben ir al día

El procedimiento contable debe ser una tarea diaria. No dejes pasar nunca una anotación, puesto que esta se puede extraviar. Tener un registro diario de todos los hechos económicos de tu empresa te puede ayudar a conocer la esencia y progreso de la misma, así como saber la situación financiera y hacer balance de la actividad económica.

PASO 5: Comprobar todas las cuentas

La contabilidad de la empresa debe revisarse cada cierto tiempo. Se deberá comprobar que todos los cobros y pagos están registrados correctamente, así como revisar que las actas, cuentas y saldos estén respaldadas por sus respectivos justificantes, sin que estén duplicados o equivocados. Hay mucho en juego. Ten en cuenta que si no lo revisas tú, lo hará Hacienda. Además, piensa que una cifra o dato mal registrado puede cambiar el rumbo de la gestión de tu empresa.

Cómo hacer asientos contables

Los asientos contables representan uno de los puntos más importantes en el procedimiento contable de una empresa. Como ya hemos comentado, se trata del conjunto de anotaciones o apuntes que se realizan en el libro diario de contabilidad, donde debemos de registrar toda la actividad y hechos económicos de nuestro negocio. Estos asientos contables se realizan con el objetivo de modificar el patrimonio y realizar un movimiento en las cuentas de la empresa.

Estos asientos se realizan en un sistema de partida doble: en una irá el debe (cargo) y en la otra irá el haber (abono). Así, se garantiza una ecuación de contabilidad en la que la suma de los débitos (que vienen a ser los debes) sea igual que la suma de los créditos o partidas del haber. Así, para realizar asientos contables se tendrán que registrar las partidas según su tipo, organizando nuestro libro diario de esta forma. Esta operación se realiza a través de programas informáticos, como los que ofrece eactivo, ya que hoy en día sería muy complicado hacerlo de otra manera.

Veamos un ejemplo para entender cómo realizar un asiento contable de manera práctica. Compramos una serie de productos valorados en 2.000 euros, sujetos al IVA (21%). La transferencia le llega al vendedor al día siguiente de producirse la compra. En esta operación tenemos dos cuentas, la de la compra y la de la obligación de pago por la compra. Así, primero anotamos el movimiento y luego el pago de la compra.

Asiento contable 1

Asiento contable 2

Sergio Pérez