La digitalización se está convirtiendo en estos años en un requisito indispensable para el crecimiento de cualquier empresa o negocio. Se trata de un proceso cada vez más necesario en las relaciones con proveedores, clientes e incluso con la Administración Pública, que también ha adaptado sus procesos y gestiones a la transformación digital.
En este sentido, ha tomado fuerza la gestión de la facturación electrónica, método de
digitalización para muchas pymes, que utilizan programas para facturar online, como por ejemplo el que ofrece la solución en la nube de eactivo, no sólo para mejorar el control de facturas, sino para impulsar el crecimiento y ahorro del negocio.
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Qué es una factura electrónica
Antes de seguir adentrándonos en la gestión de facturación electrónica que ofrecen softwares como el de eactivo, vamos a establecer qué es una factura electrónica. Pues bien, este tipo de facturas tiene los mismos efectos legales que una factura física o en papel y, por lo tanto, su mismo objetivo: que la empresa justifique y registre un movimiento económico, ya sea venta o compra de un bien o servicio.
La única diferencia que reside en una factura electrónica es que se expide y recibe en un entorno online, es decir, a través de Internet, sin necesidad de imprimirla. En este sentido hay que destacar las obligaciones que debe cumplir una factura, sea electrónica o en papel y que son:
- La legibilidad de la factura, que en el caso de la factura online la facilita el entorno informático o cualquier sistema de facturación como el de eactivo.
- La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura, procesos que se pueden controlar y garantizar en la factura online mediante la firma electrónica o los diferentes certificados y sistemas de autenticidad.
Ventajas de la gestión de facturación electrónica
Sumarse a la facturación electrónica supone encontrar una gran cantidad de beneficios para la gestión del negocio, cuya transformación digital pasará en gran parte por implementar programas de gestión de stock y facturación como el que ofrecen empresas como eactivo. A continuación, se presentan las principales ventajas de este tipo se software:
- Se reduce el tiempo de tramitación de cobros: la facturación electrónica implica una mayor velocidad en los ciclos de facturación y reduce la posibilidad de fraude.
- Evitar errores humanos, ya que todo está automatizado e informatizado.
- Ahorro en material, distribución y almacenamiento de las facturas, contribuyendo también a la conservación del medio ambiente.
- Mejorar el servicio de atención al cliente, al que se le facilita un entorno online en el que consultar todas sus facturas.
- Control de facturas: facilitar el acceso y la gestión de las facturas del negocio. A través de software para facturación como el de eactivo se ofrecen sistemas de búsqueda de facturas por clientes o proveedores que reducen el tiempo de trabajo.
Controla tus facturas fácilmente
Además de estas ventajas, la facturación electrónica destaca también por su facilidad de uso. Su gestión implica un esfuerzo menor en cuanto a trabajo, siendo más sencillas su administración y su contabilidad. Así, un software de gestión en la nube de facturas ofrece a la empresa un método de trabajo que agiliza muchos de los procesos rutinarios de la misma.
Con eactivo, por ejemplo, el negocio tiene acceso en una misma plataforma a todo el proceso de gestión en la facturación, centralizando la administración en el caso de que se cuente con multi-negocio, es decir, que la empresa tenga varios establecimientos o sedes físicas.
De este modo, toda la información está registrada en un mismo lugar, en el que se podrán automatizar procesos con clientes habituales, sin necesidad de rellenar los datos una y otra vez, tal y como ocurre en la facturación manual. Realizar, registrar y expedir facturas con un software como el de eactivo será fácil para cualquier persona, con un mecanismo sencillo y rápido.
Tu software de gestión en la nube
Como podemos ver, los programas de gestión de la facturación en la nube suponen una administración completa tanto de facturas como de todos los documentos que afectan al día a día de una empresa. Ello conlleva una mejora sustantiva de la contabilidad empresarial, ya que permite automatizar procesos y evitar errores en el registro contable.
Desde un programa en la nube como el de eactivo, que además permite personalizar el software según las necesidades y características de la empresa, se puede generar facturas mediante un borrador establecido por clientes o proveedores, además de conocer y controlar el estado de la facturación diarias, cuantos pagos se han realizado y los que faltan por hacer.
En un software de gestión en la nube como el de eactivo todo está conectado: facturación, contabilidad, inventario en el almacén, logística o liquidación de comisiones. Todo ello siempre desde una plataforma online, al que tendrá acceso cualquier personal autorizado de la empresa desde cualquier lugar. Un hecho que hace que este tipo de soluciones faciliten en gran medida el trabajo de una empresa o negocio, haciendo más flexible la actividad de sus trabajadores y, por ende, mejorando la productividad.
