Conocer a fondo las cuentas de nuestra empresa es uno de los pilares básicos para su subsistencia. Llevar al día la contabilidad será necesario no sólo para saber la solidez económica del negocio sino para evitar posibles sanciones con Hacienda, que nos exigirá un control de todos los movimientos económicos que se produzcan en el mismo.
Desde hace algunas décadas, la contabilidad en las empresas ha dado un gran salto. Ya no es habitual ver a alguien registrar las cuentas de su empresa de manera manual en un libro. Ahora, lo más común es que el empresario o trabajador se ayude de programas como software de contabilidad para que el trabajo sea más automático y sencillo. Es aquí donde aparece el cada vez más usado ERP contable y las soluciones informáticas como las de eactivo.
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En qué consiste un ERP contable
Un ERP o Enterprise Resource Planning, que en castellano significa Sistema de Planificación de recursos empresariales, es una plataforma diseñada para supervisar y gestionar diferentes áreas de la empresa, entre las que destaca la contabilidad. Cuando hablamos de ERP contable lo hacemos de un software de contabilidad para empresas. En el caso de software como los de eactivo se ofrece al negocio la posibilidad de gestionar y controlar la contabilidad de manera fácil y sencilla.
Todo es automático y se puede dividir en diferentes áreas, en el caso de que se trate de una empresa de grandes dimensiones, pudiendo acceder a su plataforma, y por ende a todos los datos, rápidamente a través de un ordenador o portátil. Este tipo de software contable y administrativo tiene la ventaja de que puede adaptarse según las propias necesidades de la empresa, es decir, se puede construir en base a las peculiaridades de nuestro sistema financiero.
Cómo nos ayuda un ERP contable
Pasemos a profundizar ahora en su utilidad dentro del sistema contable de una empresa. Sus principales usos dentro de un negocio son los siguientes:
- Gestión de cuentas.
- Generación y registro de comprobantes.
- Conciliación bancaria.
- Organizar inventarios.
- Contabilidad analítica.
- Gestión de vencimientos.
Pues bien, un ERP contable favorece la administración de los aspectos económicos de una empresa. Se trata de un software en el que se registran todos los movimientos financieros, que a su vez se mueven dentro de un entramado de datos de la empresa que nos permiten comprender mejor su funcionamiento.
En el citado caso de eactivo, su ERP de contabilidad nos ofrece un control y gestión de los cobros, pagos, remesas y devoluciones en un solo entorno, la gestión de tesorería e indicadores financieros, un plan general contable y confección de modelos fiscales y una conexión con tu asesor fiscal.
Cómo se usa un software contable y administrativo
Un ERP contable y administrativo presenta un uso muy asequible para cualquier persona, es decir, no es un entramado informático. Su plataforma está provista de diferentes módulos en los que ir registrando los datos de las transacciones o movimientos de la empresa. Aun así, en soluciones como las de eactivo te acompañarán en la elección de tu ERP para poder elegir uno de acuerdo a tus capacidades.
Los distintos sectores se relacionan entre sí, permitiendo el acceso a informes y una visión general y específica de la contabilidad de la empresa. Un ERP contable tiene la capacidad de generar una base de datos limpia, como una información gestionada en tiempo real.
Beneficios de un ERP Contable
Este tipo de software de contabilidad destaca por ser muy beneficioso en la gestión diaria del negocio. Entre sus ventajas encontramos las siguientes.
- Se trata de una única plataforma: el departamento de contabilidad integra toda la información en un mismo lugar, en el que se pueden registrar o buscar datos de manera automática.
- Automatiza la contabilidad: no tendremos que estar copiando y pegando datos cuando los registremos ni hacer cuentas para actualizar la contabilidad. El programa actualizará todo en cada operación que registremos.
- Simplifica el trabajo contable de la empresa: todos los procesos administrativos y financieros serán más sencillos.
- Facturación sencilla: te permite registrar y controlar de manera automática las facturas, presupuestos e informes.
- Ahorro de tiempo y costes: no habrá que duplicar trabajo ni registrar datos en varios sitios para llevar las cuentas al día.
Diferencia entre ERP contable y sistema contable
La gran oferta de soluciones empresariales, como la ya nombrada de eactivo, ha generado una gran confusión entre la utilidad de cada uno para la gestión de un negocio. Los que más parecen confundir son los sistemas contables y los ERP contables, cuyos significados son diferentes.
Un sistema contable es un software destinado a controlar sólo los temas relacionados con las finanzas de la empresa, tratando temas como las nóminas, balance de saldos, etc. Un ERP contable va más allá y, además de contar con las características de un sistema contable, cuenta con módulos administrativos que contribuyen a mejorar el control del negocio.
