Las tecnologías cada vez toman más fuerza en la gestión de una empresa o negocio. A través de ellas encontramos un sinfín de soluciones que nos permiten automatizar ciertas funciones y, por ello, nos ayudan en el día a día de nuestro trabajo. Aquí es donde entran con fuerza las herramientas de planificación de recursos empresariales, más conocidas como ERP.
Para muchos estos términos crean confusión e incluso rechazo, en la línea de no conocer a fondo todas las funcionalidades y ventajas que pueden proporcionarle a nuestra empresa. Pero, lo cierto es que los ERP se han convertido en uno de los pilares fundamentales para la estrategia empresarial, sobre todo cuando hablamos de negocios online. Cada vez encontramos una mayor oferta de ERP como el de eactivo, software que ofrece una tecnología avanzada y desarrollada con filosofía Cloud Computing.
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¿Qué es un ERP?
Lo primero que tenemos que hacer a la hora de enfrentarnos a un ERP es conocer bien su significado. Cuando hablamos de sistemas de planificación de recursos empresariales (siglas en inglés ERP, Enterprise Resource Planning) nos referimos a sistemas de gestión de información que buscan automatizar muchas de las actividades de una empresa dedicadas a aspectos operativos o productivos.
En este sentido, hay que destacar que este tipo de softwares facilitan e integran toda información del negocio referente a su manufactura, logística, finanzas y recursos humanos. Si nos fijamos en las empresas cuya naturaleza es completamente online, este sistema de gestión de información tiene su foco en aspectos como la facturación, los datos del cliente, la gestión de los pedidos o envíos o las relaciones en la distribución de nuestros productos, entre otros puntos.
Por ejemplo, en softwares como el que ofrece eactivo se da mucha importancia a los negocios online. Se trata de la única aplicación Cloud con un TPV de ventas rápido, tanto para pantallas táctiles como para equipos tradicionales, con teclado, ratón y lector de barras. En activo encontramos muchas funcionalidades como la optimización para tiendas Grow Shop, con control de promociones o programas de fidelización entre otros.
Características de un sistema de planificación de recursos empresariales
Para comprender mejor el significado y ventajas que conlleva para una empresa la utilización de sistemas de planificación de recursos empresariales vamos a presentar sus principales características.
- Es una base de datos centralizada: con los ERP la empresa tendrá acceso inmediato a un banco de información en el que contará con todos los datos que precise sobre las actividades de su negocio. En este sentido, hay ERP como el de eactivo que te ofrecen la posibilidad de controlar y gestionar tus cobros, pagos, remesas y devoluciones en un solo entorno, conectando directamente con tu asesor fiscal o contable.
- Sus componentes interactúan entre sí: una de las cualidades de estos sistemas de planificación empresarial es que sus componentes se relacionan entre sí, creando relación de información entre sección diferentes en una misma empresa. Así, podremos tener acceso a una visión general de la actividad de nuestro negocio.
- Presencia de una estructura por módulos: en la línea del punto 2, hay que destacar que los ERP presentan la información diferenciada según su naturaleza por módulos, a pesar de que los datos interactúen entre sí.
- Los datos no pueden ser incompletos: una de las cuestiones a tener en cuenta a la hora de implementar este tipo de softwares en nuestra empresa es que los datos que registremos y se capturen en ellos deben ser consistentes, completos y comunes.
- Los procesos son automáticos: los ERP ofrecen a una empresa o negocio un proceso totalmente automático, por lo que nos ahorrará mucho trabajo. Una vez que captura los datos, el sistema los organiza y gestiona sin necesidad de intervenir en él.
- Se pueden configurar: los sistemas de planificación de recursos empresariales se pueden adaptar según las necesidades de la empresa. Ahora bien, también hay que tener en cuenta que seguramente hay que modificar alguno de los procesos en la gestión de información del negocio para que encajen con el software del ERP.
- Eliminación de datos y operaciones innecesarias: esto se refiere a que con la presencia de los ERP no hará falta llevar a cabo una reingeniería de los procesos administrativos de nuestra empresa. O, lo que es lo mismo, no habrá que establecer nuevas secuencias en interacciones en este tipo de procesos.
- Optimiza los procesos empresariales: este tipo de sistemas ofrecen una vía de mejora de las metodologías de administración en la empresa, ya que utilizan método infalible en la gestión de la empresa.
Tipos de ERP
Existen dos grandes tipos de ERP o sistema de planificación de recursos empresariales, que a su vez se dividen en subtipos.
Según su diseño
podemos encontrar dos tipos según la naturaleza y forma de su funcionamiento y arquitectura.
- Creado desde cero: el sistema elegido es creado a medida de acuerdo a las necesidades de gestión y administración de la empresa o negocio. De este modo, el empresario elige cómo funcionará el sistema y establecerá los módulos del ERP. Se trata de una opción más costosa, puesto que conlleva más trabajo y tiempo, pero a cambio ofrece una gran adaptación a la empresa en cuestión, puesto que se le podrá sacar el máximo provecho en la estrategia empresarial.
- Predefinido: se trata de la opción más utilizada, ya que es más barata y rápida en su implementación. En estas soluciones estándar, la empresa elige entre varios paquetes en función del objetivo o necesidades por el que se contrata el ERP, además del tamaño de cada negocio. En este tipo de sistemas encuentras incluso paquetes dedicados a sectores y empresas muy concretas como por ejemplo floristerías.
Según su instalación
en este tipo se distinguen ERP de acuerdo a cómo se haya instalado el software en la empresa.
- En el sistema informático de la empresa: el ERP se implementa en el local de la propia empresa de manera que sólo puede utilizarse en equipos que pertenezcan a ella.
- En la nube: en este caso se puede usar el sistema de planificación de recursos empresariales desde cualquier lugar donde haya acceso a Internet. Esta metodología de instalación permite un acceso más abierto, porque su funcionamiento no será sólo desde la sede de la empresa sino desde cualquier lugar. Aquí encontramos una gran oferta de softwares. Por ejemplo, en eactivo podrás acceder a varios ERP, en los que se desarrolla una filosofía Cloud Computing, alojando en la nube toda la información de tu empresa.
Ventajas de un ERP
Si estás pensando en instalar un sistema de planificación de recursos empresariales en tu negocio seguro que quieres conocer todos los beneficios que tienen estos softwares para la estrategia de tu empresa. Aquí te traemos algunas de las ventajas de su uso.
- Rentabilidad: los ERP permiten rentabilizar los procesos de administración de tu empresa, ya que planifica la actividad de la misma, mejorando así la productividad de los trabajadores.
- Personalizables: una de las ventajas que tienen este tipo de softwares es que se pueden adaptar a las necesidades de tu empresa. Es decir, no son iguales para una y otra empresa, ya que se adaptarán a la naturaleza de la misma y podrán responder a tareas diferentes según se precise.
- Mejora la comunicación: desde los ERP la empresa y sus trabajadores pueden acceder a una base centralizada de todos los datos que se han recolectado en la misma. Así se mejora la comunicación interna del negocio y no hay lugar a errores de transmisión de datos.
- Control de datos: siguiendo con la anterior ventaja, los ERP ofrecen la posibilidad de ejercer un control sobre operaciones y datos. Desde estos sistemas se puede comprobar que la actividad de la empresa se está realizando de manera correcta o no.
- Mayor eficiencia: tener instalado un ERP te puede ayudar a centralizar la economía de la empresa y adaptarla al contexto de su mercado. En el caso citado de eactivo encontramos, a través de la funcionalidad Multitienda, la posibilidad de controlar y gestionar todas tus tiendas y delegaciones desde un único programa. Además, facilita la apertura de nuevas tiendas y comercios sin instalación, siendo ideal para franquicias o grupo de empresas.
Qué desventajas presenta un ERP
De las ventajas a los problemas que pueden presentar los sistemas de planificación de recursos empresariales. En este sentido hay que tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Tiempo de instalación: como ya hemos visto, elegir bien el diseño e instalación de nuestro ERP será esencial para el devenir de la gestión de nuestra empresa. Así, deberemos invertir mucho tiempo en este primer paso, lo que puede suponer una gran pausa en la actividad de la empresa.
- Costes: hay un coste fijo que conoceremos a la hora de contratar estos sistemas, pero deberemos saber que irán surgiendo gastos periódicos ante la necesidad de ser actualizados.
- Medios de conexión: para tener este tipo de sistemas de planificación empresarial se precisan equipos físicos para su funcionamiento o Internet, por lo que habrá negocios en los que se precisará una inversión para tener estos medios. En este sentido, hay que tener en cuenta que encontramos ERP como el de eactivo en el que se puede acceder desde cualquier tipo de dispositivo, PC, Mac, Tablet o Teléfono Móvil, y cualquier sistema operativo (Windows, OSX, Linux).
Para evitar caer en errores u otros inconvenientes, hay que intentar elegir de manera detenida el tipo de ERP que vamos a implementar en nuestra empresa. Una buena elección repercutirá a largo plazo en la productividad y estrategia de nuestro negocio.
Cómo funciona un sistema de planificación de recursos empresariales
Como ya hemos comentado, un ERP funciona a través de módulos que se dedican a organizar la información y la recopilan en una base de datos centralizada. Pero, ¿cómo trabaja el software para que estos módulos lleguen a organizarse?
Pues bien, como cualquier sistema informático, un ERP funciona a través de una plataforma de programación, a la que acompañan un grupo de bases de datos, correspondientes a cada sección que se quiera incluir. Es aquí donde entran con fuerza los módulos del ERP, los cuales se van conectando a las diferentes bases de datos para responder a las necesidades que se precisen en los departamentos de la empresa en cuestión. De esta forma, si contamos con un ERP tendremos un módulo de software para la planificación, otro para la fabricación u otro para la distribución, entre otros muchos, según la empresa. Todos estos módulos convergirán en un sistema de gestión y administración, que como ya mencionamos será esencial para conocer cómo funciona nuestra empresa. Además, en software como el de eactivo te ofrecen la posibilidad de realizar muchas gestiones de manera rápida y fácil, como los cotidianos mecanismos de registrar facturas, cobros o enviar presupuestos. Todo ello será más fácil con un ERP.
